Energia in carta: i tuoi contratti hanno la giusta "potenza"?

Ho trascorso anni in studi legali e uffici legali interni, assistendo clienti del settore energetico in merito ai loro contratti e al processo di redazione degli accordi. Ho imparato che le insidie ​​che attendono un'azienda che non redige in modo efficace i suoi accordi e/o non segue un processo contrattuale snello e chiaro sono numerose. Pertanto, vale la pena valutare sia la documentazione che il processo per concludere con maggiore successo i grandi accordi energetici.

Lo so, lo so, questo problema non esiste nella tua azienda, vero? Lo sento dire spesso dai clienti, e nove volte su dieci la loro prospettiva cambia quando viene chiesto loro se uno qualsiasi dei problemi elencati di seguito si presenta frequentemente nella gestione quotidiana del business.

Problemi di carta e di processo

Tra i problemi legati alla carta ci sono:

• L'azienda desidera implementare un cambiamento per l'intera base clienti esistente, ad esempio un aumento dei prezzi, ma, a quanto pare, i contratti con i clienti non sono uniformi nei termini. Ciò significa che è necessaria una revisione di ogni contratto. Questo è dispendioso in termini di tempo e denaro.
• L'azienda viene colpita da una sanzione elevata relativa alla partecipazione a un programma energetico e vuole scaricarla sul cliente. I termini del contratto sono troppo vaghi per presumere che l'azienda possa farlo, o peggio, il contratto non ne parla affatto. Chiedere al cliente di firmare un emendamento per poter scaricare la sanzione non è un'opzione.
• I nuovi clienti e il tuo team di vendita lamentano che i tuoi contratti sono eccessivamente complicati e troppo lunghi, il che comporta lunghe trattative o la perdita totale di affari.
• Ti siedi a leggere i tuoi contratti "standard" e ti rendi conto che non riflettono più accuratamente i rischi aziendali che la tua azienda sta attualmente affrontando (vale a dire, sono obsoleti).

Tra i problemi legati al processo vi sono:

• Confusione su come svolgere il lavoro legale: ad esempio, a chi vanno indirizzate le richieste legali?
• Mancanza di chiarezza su quale o quale “documento” utilizzare per la stipula del contratto.
• Stabilire aspettative irrealistiche, sia internamente che esternamente, riguardo ai tempi di consegna.
• Comunicazione inefficace o nulla tra i team interni una volta inviata una richiesta.
• Impossibilità del reparto vendite di concludere accordi di importanza critica in tempi rapidi a causa di un processo di stipulazione dei contratti prolungato e/o inesistente.
• Risoluzione e/o scadenza di importanti contratti esistenti senza la possibilità di discuterne tempestivamente il rinnovo.

In definitiva, tutto quanto sopra si tradurrà in un danno finanziario per l'azienda.

Revisione del documento e del processo

È comprensibile che valutare e modificare la documentazione aziendale e/o il processo contrattuale possa sembrare scoraggiante quando comporta così tanto lavoro legale sostanziale, ma non deve esserlo. Un avvocato competente ed esperto può valutare e rinnovare la documentazione e i processi di un'azienda in tempi relativamente rapidi utilizzando un processo simile a quello descritto di seguito.

In primo luogo, l'avvocato dovrebbe incontrare i team legale e commerciale per comprendere la loro attività, discutere l'attuale procedura contrattuale e individuare cosa funziona e cosa no. In seguito, l'avvocato dovrebbe condurre un'analisi completa di tutti i moduli contrattuali pertinenti (accordo di riservatezza, contratto quadro di servizi, accordi con i fornitori, ecc.) e fornire suggerimenti per eventuali modifiche. Spesso, questo si traduce in accordi più brevi e precisi, più utili all'azienda rispetto a moduli lunghi e complicati di 30 pagine, contenenti disposizioni poco chiare e/o superflue.

L'avvocato dovrebbe quindi ottenere l'approvazione del team legale e commerciale sui moduli aggiornati. Per quanto riguarda i contratti esistenti, l'avvocato dovrebbe proporre un piano per raggiungere l'uniformità nei termini contrattuali essenziali senza una rinegoziazione completa. Da lì, l'avvocato può quindi dedicarsi alla creazione di un documento di procedura contrattuale che definisca elementi quali:

• Dove inviare tutte le richieste legali.
• Quando contattare un legale: il documento richiede una revisione legale? (La risposta è quasi sempre sì.)
• Linee guida chiare su quale carta contrattuale utilizzare. È sempre preferibile la carta aziendale.
• Linee guida chiare su come richiedere il modulo contrattuale appropriato e istruzioni relative all'eliminazione e al divieto di utilizzo dei vecchi moduli.
• Linee guida chiare per definire le aspettative con clienti/fornitori esterni. Ad esempio, non promettere a un cliente la risoluzione di un contratto entro 24 ore senza prima chiedere al legale se ciò sia ragionevole per quel contratto.
• Linee guida chiare sulle cose da fare prima di inviare il contratto all'ufficio legale. Questo può includere, ad esempio, la creazione di un'email di presentazione legale, che spieghi:
  • Con chi l'azienda stipula il contratto (denominazione legale della parte, fornitore, cliente, partner, ecc.).
  • Ciò di cui si ha bisogno, ad esempio, è una "revisione legale del contratto di licenza software della Società X".
  • Quando è necessario il documento o qual è la scadenza richiesta per la revisione legale? Assicuratevi di fornire una tempistica realistica. "ASAP" non è una tempistica/scadenza; scegliete una data di completamento effettiva.
  • Perché l'azienda sta stipulando un contratto con questa parte (descrizione dei beni e/o servizi), ad esempio "L'azienda ha bisogno di acquistare una licenza software di un anno per un software che..."
  • Qual è il valore in dollari dell'accordo.

Altri articoli includono:

• Accordi di servizio (SLA) chiari sui tempi di risposta, ad esempio da uno a due giorni lavorativi, a meno che non vi sia un motivo non accettabile, nel qual caso l'ufficio legale informerà il richiedente entro un lasso di tempo ragionevole in merito al motivo per cui l'SLA non può essere applicato e fornirà un lasso di tempo realistico per il completamento.
• Linee guida chiare su cosa succede dopo aver inviato una richiesta all'ufficio legale. Ad esempio, chi è responsabile di inviare una notifica di errore al cliente?
• Protocolli di firma chiari (chi può firmare per conto dell'azienda, metodo di firma, ecc.).
• Cosa fare con gli accordi pienamente eseguiti.
• Gestione degli accordi post-esecuzione (monitoraggio delle date di scadenza, discussioni sul rinnovo, ecc.).

Date le dimensioni e la portata del settore energetico, contratti vaghi e procedure di stipulazione poco chiare possono costare molto alle aziende. Un avvocato esperto può aiutarti a rivedere regolarmente questi aspetti essenziali della tua attività.

— Tracy Caswell ( [email protected] ) è socia presso la sede di Atlanta di Kabat Chapman & Ozmer . Nel corso della sua trentennale carriera, in qualità di consulente legale interno ed esterno, si è occupata di complessi contratti commerciali, trattative e transazioni commerciali, questioni relative al lavoro e alle risorse umane, contenziosi, arbitrati, mediazioni, proprietà intellettuale, gestione del rischio e delle risorse e governance del consiglio di amministrazione.